Escritório Marcondes Brincas & Kawamura
CASE: RADIOGRAFIAS
A Marcondes Brincas & Kawamura Advocacia Empresarial foi fundada em 1989. Desde então, vem se destacando na prestação de assessoria jurídica a empresas de grande e médio porte, nas áreas do direito civil, imobiliário, ambiental, comercial, trabalhista, societário, falimentar, financeiro, previdenciário e telecomunicações.
Em sua carteira de clientes, encontram-se empresas do ramo da construção civil, engenharia e construção de estradas, telecomunicações, comércio varejista, importação e exportação de mercadorias, além de fundos de pensão.
Esse perfil diversificado de clientes contribui positivamente na soma de conhecimento dos mais diversos setores de mercado. Essa vivência, aliada ao know-how de nossos profissionais, tem desempenhado papel decisivo na consecução dos objetivos das empresas clientes.
O PROBLEMA:
Por solicitação de um grande cliente, todos os escritórios de advocacia do país que advogam para essa companhia deveriam emitir, em menos de 30 dias, um relatório detalhado a respeito dos contratos. A fonte da informação para a geração desse relatório deveriam ser as Radiografias enviadas.
Radiografia é um documento de apenas uma página, em formato PDF, contendo uma síntese a respeito dos dados de um determinado contrato. Para cada contrato temos uma única radiografia.
Ocorre que as radiografias eram enviadas ao escritório através de e-mail, mas com alguns agravantes:
- Vários remetentes diferentes;
- Vários destinatários diferentes (6 ao todo);
- Um e-mail não significava necessariamente uma radiografia, pois as vezes, em um único e-mail eram anexados diversos arquivos PDF (radiografias);
- Saber o remetente não garantia que o assunto em questão era uma radiografia, pois essa pessoa se correspondia com o escritório freqüentemente, para outros assuntos que não só as radiografias;
- Um anexo em formato PDF não garantia ser uma radiografia;
- Cada anexo deveria ser uma única radiografia, no entanto, muitas vezes o número de páginas do arquivo PDF enviado variava. Sendo que cada página correspondia a uma radiografia diferente;
- Havia, aproximadamente, cerca de 70% de similaridade nas caixas postais dos seis usuários receptores de radiografia, ou seja, muita duplicidade. No entanto, havia radiografias que só existiam na caixa de um único usuário…
- São ao todo, aproximadamente 33.000 processos. Para cada processo, há um número médio de 4 radiografias. Ao todo são mais de 120.000 radiografias!
- Juntando os PDF´s das 6 caixas postais, tínhamos mais de 400.000 arquivos PDF, lembrando que muitos deles possuíam várias páginas (cada página uma radiografia).
DESAFIOS:
- Como juntar todos os anexos que são do tipo PDF em um único local, extraindo-os das caixas postais dos usuários?
- Como separar o que é radiografia do que não é?
- Como separar as radiografias que estivessem agrupadas em um único arquivo, em vários arquivos PDF de uma única página?
- Depois de conseguir separar tudo, como eliminar os contratos repetidos?
- Quantos digitadores seriam necessários para digitar dados contidos em um formulário com mais de 25 campos (informações), sendo que alguns eram do tipo texto descritivo?
- Quanto tempo um digitador levaria por página (radiografia)?
- Onde digitar? Mandar fazer um sistema? Usar o Excel?
- Quantos computadores seria preciso?
- Qual o espaço físico necessário? E a infra-estrutura de rede de dados e elétrica?
10. Quantos turnos iríamos usar?
11. Uma vez tudo digitado, como juntar?
12. Agora que temos tudo junto, como gerar o relatório solicitado?
A SOLUÇÃO:
Adoção de uma ferramenta de GED – Gestão Eletrônica de Documentos denominada Docuware e distribuída em SC pela Helioprint Tecnologia.
Após a análise de diversas ferramentas no mercado, optamos pela aquisição do Docuware em virtude de suas características e sua alta flexibilidade. Além do elevado nível de suporte oferecido pelo distribuidor local.
Realizamos o treinamento do fabricante, no sistema de e-learning e com o apoio do distribuidor, começamos a desenhar a solução.
Após um curto período, tudo estava pronto. O Docuware varreu todas as caixas postais dos usuários indicados, procurando apenas por e-mail´s enviados por um determinado domínio, que possuísse anexos com extensão PDF e que no nome do arquivo existisse a palavra radiografia, copiando-os para uma bandeja do sistema.
Feito isso, o Docuware aplicou uma máscara de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) que capturava todas as informações que nós determinamos, inclusive o número do contrato, para cada radiografia, já as separando em arquivos de uma única página.
Ao mesmo tempo, pedimos que o Docuware armazenasse no banco de dados a imagem da radiografia já separada, sem permitir a duplicidade do número do contrato.
Então, enquanto todas as radiografias únicas iam para o banco de dados, as duplicatas eram movidas para outra bandeja temporária e descartadas automaticamente.
Finalmente, tínhamos em um banco de dados relacional, todas as informações necessárias para se gerar o relatório solicitado.
O próprio Docuware permitiu que desenhássemos um formulário de saída, já na seqüência dos campos solicitados pelo cliente. Uma vez gerado o formulário, utilizamos a opção de exportação. Escolhemos o formato XLS, pois o relatório solicitado pelo cliente assim o exigia.
Uma vez todos os dados estando no Excel, bastou fazer a formatação.
Todo esse processo foi feito em um quarto do tempo dado pelo cliente, ou seja, uma única semana.
OS RESULTADOS:
Para o cliente de nosso cliente:
Obtenção da informação desejada porém com maior precisão e segurança e em um prazo significativamente reduzido se comparada as formas convencionais.
Isso se traduz em maior conforto e agilidade na tomada de decisões gerenciais.
Para o nosso cliente:
Não só realizamos a tarefa em tempo recorde, como fomos o único escritório a conseguir entregar o relatório.
A imagem perante o cliente que já era boa, ficou ainda mais positiva.
A redução de custos para ambas as partes também foi um fator bastante significativo.
RETORNO DO INVESTIMENTO – ROI
Em apenas três meses a solução já se pagou. E a medida que o cliente amplia o uso das soluções em outros setores da empresa, essa relação fica ainda mais atraente.