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Escritório: Rücker Curi

Escritório: Alves, Lima & Rodrigues

Escritório: Rocha, Marinho e Sales Advogados

A Marcondes Brincas & Kawamura Advocacia Empresarial foi fundada em 1989. Desde então, vem se destacando na prestação de assessoria jurídica a empresas de grande e médio porte, nas áreas do direito civil, imobiliário, ambiental, comercial, trabalhista, societário, falimentar, financeiro, previdenciário e telecomunicações.

Em sua carteira de clientes, encontram-se empresas do ramo da construção civil, engenharia e construção de estradas, telecomunicações, comércio varejista, importação e exportação de mercadorias, além de fundos de pensão.

Esse perfil diversificado de clientes contribui positivamente na soma de conhecimento dos mais diversos setores de mercado. Essa vivência, aliada ao know-how de nossos profissionais, tem desempenhado papel decisivo na consecução dos objetivos das empresas clientes.

O PROBLEMA:

Por solicitação de um grande cliente, todos os escritórios de advocacia do país que advogam para essa companhia deveriam emitir, em menos de 30 dias, um relatório detalhado a respeito dos contratos. A fonte da informação para a geração desse relatório deveriam ser as Radiografias enviadas.

Radiografia é um documento de apenas uma página, em formato PDF, contendo uma síntese a respeito dos dados de um determinado contrato. Para cada contrato temos uma única radiografia.

Ocorre que as radiografias eram enviadas ao escritório através de e-mail, mas com alguns agravantes:

1. Vários remetentes diferentes;
2. Vários destinatários diferentes (6 ao todo);
3. Um e-mail não significava necessariamente uma radiografia, pois as vezes, em um único e-mail eram anexados diversos arquivos PDF (radiografias);
4. Saber o remetente não garantia que o assunto em questão era uma radiografia, pois essa pessoa se correspondia com o escritório freqüentemente, para outros assuntos que não só as radiografias;
5. Um anexo em formato PDF não garantia ser uma radiografia;
6. Cada anexo deveria ser uma única radiografia, no entanto, muitas vezes o número de páginas do arquivo PDF enviado variava. Sendo que cada página correspondia a uma radiografia diferente;
7. Havia, aproximadamente, cerca de 70% de similaridade nas caixas postais dos seis usuários receptores de radiografia, ou seja, muita duplicidade. No entanto, havia radiografias que só existiam na caixa de um único usuário…
8. São ao todo, aproximadamente 33.000 processos. Para cada processo, há um número médio de 4 radiografias. Ao todo são mais de 120.000 radiografias!
9. Juntando os PDF´s das 6 caixas postais, tínhamos mais de 400.000 arquivos PDF, lembrando que muitos deles possuíam várias páginas (cada página uma radiografia).

DESAFIOS:

1. Como juntar todos os anexos que são do tipo PDF em um único local, extraindo-os das caixas postais dos usuários?
2. Como separar o que é radiografia do que não é?
3. Como separar as radiografias que estivessem agrupadas em um único arquivo, em vários arquivos PDF de uma única página?
4. Depois de conseguir separar tudo, como eliminar os contratos repetidos?
5. Quantos digitadores seriam necessários para digitar dados contidos em um formulário com mais de 25 campos (informações), sendo que alguns eram do tipo texto descritivo?
6. Quanto tempo um digitador levaria por página (radiografia)?
7. Onde digitar? Mandar fazer um sistema? Usar o Excel?
8. Quantos computadores seria preciso?
9. Qual o espaço físico necessário? E a infra-estrutura de rede de dados e elétrica?

10.  Quantos turnos iríamos usar?

11.  Uma vez tudo digitado, como juntar?

12.  Agora que temos tudo junto, como gerar o relatório solicitado?

A SOLUÇÃO:

Adoção de uma ferramenta de GED – Gestão Eletrônica de Documentos denominada Docuware e distribuída em SC pela Helioprint Tecnologia.

Após a análise de diversas ferramentas no mercado, optamos pela aquisição do Docuware em virtude de suas características e sua alta flexibilidade. Além do elevado nível de suporte oferecido pelo distribuidor local.

Realizamos o treinamento do fabricante, no sistema de e-learning e com o apoio do distribuidor, começamos a desenhar a solução.

Após um curto período, tudo estava pronto. O Docuware varreu todas as caixas postais dos usuários indicados, procurando apenas por e-mail´s enviados por um determinado domínio, que possuísse anexos com extensão PDF e que no nome do arquivo existisse a palavra radiografia, copiando-os para uma bandeja do sistema.

Feito isso, o Docuware aplicou uma máscara de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) que capturava todas as informações que nós determinamos, inclusive o número do contrato, para cada radiografia, já as separando em arquivos de uma única página.

Ao mesmo tempo, pedimos que o Docuware armazenasse no banco de dados a imagem da radiografia já separada, sem permitir a duplicidade do número do contrato.

Então, enquanto todas as radiografias únicas iam para o banco de dados, as duplicatas eram movidas para outra bandeja temporária e descartadas automaticamente.

Finalmente, tínhamos em um banco de dados relacional, todas as informações necessárias para se gerar o relatório solicitado.

O próprio Docuware permitiu que desenhássemos um formulário de saída, já na seqüência dos campos solicitados pelo cliente. Uma vez gerado o formulário, utilizamos a opção de exportação. Escolhemos o formato XLS, pois o relatório solicitado pelo cliente assim o exigia.

Uma vez todos os dados estando no Excel, bastou fazer a formatação.

Todo esse processo foi feito em um quarto do tempo dado pelo cliente, ou seja, uma única semana.

OS RESULTADOS:

Para o cliente de nosso cliente:

Obtenção da informação desejada porém com maior precisão e segurança e em um prazo significativamente reduzido se comparada as formas convencionais.

Isso se traduz em maior conforto e agilidade na tomada de decisões gerenciais.

Para o nosso cliente:

Não só realizamos a tarefa em tempo recorde, como fomos o único escritório a conseguir entregar o relatório.

A imagem perante o cliente que já era boa, ficou ainda mais positiva.

A redução de custos para ambas as partes também foi um fator bastante significativo.

RETORNO DO INVESTIMENTO – ROI

Em apenas três meses a solução já se pagou. E a medida que o cliente amplia o uso das soluções em outros setores da empresa, essa relação fica ainda mais atraente.

Após o preenchimento, o representante comercial que está lhe atendendo irá apresentar a planilha de ROI – uma planilha do Excel com um simulador de resultados, que permite calcular o retorno do investimento em diferentes cenários.

A Marcondes Brincas & Kawamura Advocacia Empresarial foi fundada em 1989. Desde então, vem se destacando na prestação de assessoria jurídica a empresas de grande e médio porte, nas áreas do direito civil, imobiliário, ambiental, comercial, trabalhista, societário, falimentar, financeiro, previdenciário e telecomunicações.

Em sua carteira de clientes, encontram-se empresas do ramo da construção civil, engenharia e construção de estradas, telecomunicações, comércio varejista, importação e exportação de mercadorias, além de fundos de pensão.

Esse perfil diversificado de clientes contribui positivamente na soma de conhecimento dos mais diversos setores de mercado. Essa vivência, aliada ao know-how de nossos profissionais, tem desempenhado papel decisivo na consecução dos objetivos das empresas clientes.

PROBLEMA:

Classificar e separar por tipo as intimações recebidas

Após receber as intimações, seja em formato eletrônico ou impresso, há todo um trabalho de classificação para que se possam separar as intimações por tipo, de modo que cada um deles receba os encaminhamentos adequados.

Esse trabalho é moroso e de alto custo, uma vez que as intimações têm que ser lidas, uma a uma, na íntegra, por profissional capacitado.

Caso o escritório receba, por exemplo, um lote com 1.000 intimações, há que dividir esse montante entre 3 ou 4 advogados, para que os mesmos realizem uma separação.

O ideal, é que ao término da tarefa, seja realizada uma conferência, preferencialmente por pessoa diferente, tomando ainda mais tempo.

Uma vez separado em tipos, suponhamos uns 15, agora temos que registrar as providências a serem tomadas para cada um. Essa tarefa, desempenhada pelos próprios advogados que classificaram, consiste em pegar um dos montes e baseado no seu tipo, registrar com caneta ou carimbos, quais as providências e prazos cabíveis: por exemplo: embargo e apelação, solicitar carga, pagar custas, etc. São exemplos de providências. Além disso, há que se calcular as datas limite para cada prazo, partindo da data da publicação, tomando cuidado com feriados e finais de semana. Muitas vezes, uma única intimação gera 2 ou 3 prazos…

Finalmente, dois ou três estagiários, baseados nas informações registradas nas intimações (caneta ou carimbo) iniciam o preenchimento de uma série de sistemas. Um software de Controle de Processos normalmente possui uma AGENDA de PRAZOS. Todos os prazos devem ser registrados nas datas limite estabelecidas. Além disso, em alguns casos, há que se designar o advogado que ficará responsável pelo prazo. O número de prazos lançados pode chegar, neste caso, a 3.000. Para viabilizar o lançamento em tempo hábil, os três estagiários dedicam o dia inteiro.

Outro controle, muitas vezes feito em planilhas eletrônicas, diz respeito aos documentos que devem ser copiados ou processos que devem ser dada a carga.

Ainda há também outras planilhas para registrar os custos com cópia, com o pagamento de guias, etc. Para posteriormente ser utilizado pelo financeiro para o reembolso de despesas…

A SOLUÇÃO:

Adoção de uma ferramenta automatizada de Controle de Intimações.

A ferramenta recebe os arquivos referentes as intimações, seja em formato PDF, TIF, DOC, JPG ou qualquer outro e realiza a leitura do corpo da intimação. Se baseando em inteligência artificial o sistema as pré-classifica.

No início, o índice de acerto costuma ser na ordem de 50 a 70%, dependendo da alimentação de uma base de dados de regras e exceções.

Com o passar do tempo, a ferramenta aprende e esses índices se aproximam muito de 100%. Esse sucesso depende muito mais do cliente do que da ferramenta.

De qualquer modo, todas as intimações podem ser validadas. Basta o advogado responsável ir clicando uma a uma e conferindo em um visualizador. Essa tarefa se torna mais fácil, pois as intimações já estão agrupadas por tipo.

Caso o advogado discorde da pré-classificação realizada pela ferramenta, basta arrastar com o mouse a intimação para o tipo correto e pronto!

Uma vez validada a classificação das intimações recebidas, basta executar a importação para a AGENDA de PRAZOS, que o sistema lancará TODOS os prazos em sua agenda eletrônica, sem intervenção humana.

OS RESULTADOS:

Ao invés de 3 ou 4 advogados, agora utilizamos apenas um. Mesmo assim, só para fazer uma conferência, o que toma pouco tempo. É importante destacar que esse tempo vêm diminuindo a cada mês, pois o índice de acerto atual está entre 99,6% a 100%.

Uma vez realizada a conferência , o processo de lançar os prazos na agenda, que antes alocava 3 pessoas o dia inteiro, foi reduzido para apenas um estagiário durante cerca de no máximo 3 MINUTOS.

Até a anexação da intimação no sistema é feito automaticamente, facilitando a vida de quem irá produzir a petição posteriormente.